Cette politique de confidentialité comporte dix principes observés par Sotheby's International Realty relativement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
- Cette politique s’applique aux renseignements personnels de tous clients ou individus de Sotheby's International Realty Canada recueillis, utilisés ou divulgués par Sotheby's International Realty Canada
- Cette politique ne s’applique pas aux renseignements relatifs aux entreprises clientes de Sotheby's International Realty Canada; toutefois, de tels renseignements sont protégé par différentes ententes contractuelles, politiques et pratiques de Sotheby's International Realty Canada
- Cette politique ne s’applique pas aux renseignements fournis par les employés de Sotheby's International Realty Canada; toutefois, de tels renseignements sont protégé par différentes politiques et pratiques de Sotheby's International Realty Canada.
Cette politique est sujette à changement et peut être complétée ou modifiée par de nouvelles conditions applicables entre Sotheby's International Realty Canada et un particulier.
Max Wright Real Estate Corporation fait affaire sous le nom de Sotheby's International Realty Canada. Cette politique inclut Max Wright Real Estate Corporation et ses filiales de même que certaines sociétés affilées qui pourraient s’inscrire lorsqu’il y a lieu.
DÉFINITIONS
La « collecte » est l’action de recueillir, acquérir, enregistrer ou obtenir des renseignements personnels.
Le « consentement » est l’accord volontaire donné pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans un but précis. Le consentement peut être exprimé, implicite ou présupposé et peut être fourni directement par l’individu ou son représentant autorisé. Le consentement exprimé peut être fourni de vive voix, électroniquement ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction de l’individu. La présomption du consentement que l’on considère pour être donné conformément à la législation applicable ou autres règlements.
La « divulgation » est le fait de rendre ces renseignements disponibles à un tiers.
Les « renseignements personnels » sont les renseignements au sujet d’une personne identifiable n’incluant pas des renseignements cumulatifs qui ne peuvent être associés à une personne en particulier. Les renseignements personnels excluent également certains renseignements exclus en vertu de la législation applicable ou autres règlements tels que des renseignements accessibles au public ou des renseignements de contact d’affaires le cas échéant.
Le « tiers » est une personne ou un organisme extérieurs à Sotheby's International Realty Canada.
L’« utilisation » est le traitement et la gestion des renseignements personnels par et à l’intérieur d’un organisme.
Principe 1 — Responsabilité
1.1 Sotheby's International Realty Canada doit désigner une ou plusieurs personnes pour être responsable de la conformité avec la politique
1.2 Sotheby's International Realty Canada se doit de faire connaître, sur demande, le nom de la personne ou des personnes désignées pour superviser la conformité de Sotheby's International Realty Canada avec la politique
1.3 Sotheby's International Realty Canada est responsable des renseignements personnels en sa possession ou à sa disposition. Sotheby's International Realty Canada se doit de utiliser les moyens appropriés pour protéger les renseignements personnels pendant que ces renseignements sont traités par un tiers relativement à Sotheby's International Realty Canada (voir principe 7)
1.4 Sotheby's International Realty Canada se doit d’implanter les politiques et procédures pour mettre en vigueur cette politique.
Principe 2 – Identifier l’intention de la collecte de renseignements personnels
2.1 Sotheby's International Realty Canada collecte des renseignements personnels aux fins de:
- Établir et maintenir une relation commerciale responsable avec les clients;
- dans le but connu ou évident aux personnes, en ce qui a trait à la collecte particulière de renseignements personnels;
- pour répondre aux exigences légales et réglementaires;
- pour comprendre les besoins et préférences des personnes;
- pour développer, mettre en valeur, commercialiser et/ou procurer des produits et services;
- pour développer et administrer les opérations de Sotheby's International Realty Canada, incluant le transfert des données entre sociétés affiliées.
Des références supplémentaires aux « intentions connues » se rapportent aux intentions identifiées à ce principe.
2.2 Sotheby's International Realty Canada doit, selon les circonstances, spécifier de vive voix, électroniquement ou par écrit les intentions connues à la personne au préalable ou au moment de la collecte de renseignements. Les personnes effectuant la collecte des renseignements devront, sur demande, donner des détails complets sur les intentions connues ou diriger la personne à la personne désignée à l’intérieur de Sotheby's International Realty Canada qui offrira alors les explications nécessaires.
Principe 3 — Consentement
Lorsque requis par la loi applicable, le consentement et la compréhension d’une personne protégée sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels.
Sotheby's International Realty Canada peut divulguer des renseignements personnels sans consentement ou connaissance à un avocat où autre conseiller représentant Sotheby's International Realty Canada pour le recouvrement d’une créance, se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal par ailleurs exigé ou autorisé par la loi.
3.1 Lors de l’obtention d’un consentement, Sotheby's International Realty Canada doit démontrer un effort raisonnable afin de s’assurer que la personne est informée de l’intention connue de l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels. Les intentions doivent être formulées de manière à être suffisamment comprise par la personne.
3.2 De façon générale, Sotheby's International Realty Canada se doit d’obtenir le consentement de pouvoir utiliser et divulguer les renseignements au moment de l’obtention de ceux-ci. Cependant, Sotheby's International Realty Canada peut tenter d’obtenir le consentement de l’utilisation et la divulgation de renseignements personnel après l’obtention mais avant qu’ils soient utilisé où divulgué dans une nouvelle intention.
3.3 Sotheby's International Realty Canada enjoindra les personnes à consentir à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels à titre de condition dans le but d’obtenir un produit ou service seulement si cette collecte, utilisation ou divulgation est raisonnablement valable dans le but de réaliser l’intention connue.
3.4 Lors de la détermination du formulaire de consentement, Sotheby's International Realty Canada doit prendre en considération le caractère critique des renseignements personnels et les attentes raisonnables de la personne.
3.5 En matière de consentement pour l’utilisation ou la divulgation d’une utilisation particulière, une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et préavis raisonnable. Les personnes peuvent contacter Sotheby's International Realty Canada pour de plus amples informations en regard des implications dues au retrait de consentement.
Principe 4 – Restrictions à la collecte de renseignements personnels
Sotheby's International Realty Canada doit restreindre la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire aux intentions connues identifiées par Sotheby's International Realty Canada et permis par la loi.
4.1 Sotheby's International Realty Canada collecte des renseignements personnels principalement de personnes concernées par ces renseignements
4.2 Sotheby's International Realty Canada peut également recueillir des renseignements personnels d’autres sources incluant les agences d’évaluation de crédit ou autre tiers signalant le droit de divulguer des renseignements ou par ailleurs admissible par la loi.
Principe 5 – Restriction à l’utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels
Sotheby’s International Realty Canada ne peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans une intention autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tenu par la loi. Sotheby's International Realty Canada doit conserver les renseignements personnels seulement tant que nécessaire à l’exécution des intentions connues ou celles requises et permises par la loi.
5.1 Sotheby's International Realty Canada peut divulguer des renseignements personnels d’un individu à:
- une personne qui, d’après le jugement raisonnable de Sotheby's International Realty Canada est à la recherche de renseignements en tant qu’agent de la personne;
- une entreprise ou une personne employées par Sotheby's International Realty Canada pour exercer ses obligations en son nom, telles que (sans être restrictif à) la recherche et le traitement de données;
- une autre personne ou entreprise pour l’élaboration, la mise en valeur, la commercialisation ou dispositions applicables aux produits et services de Sotheby's International Realty Canada;
- un agent utilisé par Sotheby's International Realty Canada pour évaluer la solvabilité ou recouvrer le compte d’une personne;
- une agence d’évaluation de crédit
- une autorité publique ou son représentant, selon le jugement raisonnable de Sotheby's International Realty Canada, s’il appert qu’il existe un danger imminent pour la vie ou la propriété et s’il pouvait être évité ou minimisé par la divulgation de renseignements;
- une autre entité faisant partie d’une fusion, d’une vente d’immobilisation ou d’un changement ou d’une réorganisation d’entreprise en tout ou en partie;
- un ou des tiers, ou le consentement de la personne à la divulgation est requis et permis par la loi.
5.2 Seuls les employés de Sotheby's International Realty Canada ayant affaire à connaître ou tel que raisonnablement requis par leurs fonctions, obtiennent l’accès aux renseignements sur les personnes.
5.3 Selon les circonstances, là où les renseignements auront été utilisés afin de prendre une décision sur une personne, Sotheby's International Realty Canada conservera, pendant une période de temps raisonnable, soit les renseignements ou les motifs de la prise de décision.
5.4 Sotheby's International Realty Canada se doit de maintenir un contrôle, calendrier et pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des renseignements et archives s’appliquant aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents à l’intention connue ou tel que requis ou permis par la loi pour leur conservation. De tels renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
5.5 Le cas échéant, Sotheby's International Realty Canada peut communiquer des mises à jour sur les renseignements personnels à un tiers.
Principe 6 — Exactitude
Sotheby’s International Realty Canada prendra les mesures nécessaires afin d’assurer à ce que les renseignements personnels soient exact, complets et récents tel qu’ils conviennent à ses besoins.
6.1 Les renseignements personnels utilisés par Sotheby's International Realty Canada devront être suffisamment exacts, complets et récents afin de minimiser la possibilité que des renseignements incorrects soient utilisés pour prendre une décision à propos d’un individu.
6.2 Sotheby's International Realty Canada se doit de mettre à jour les renseignements personnels sur les personnes lorsque raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils sont destinés ou tel que requis par la cette même personne.
Principe 7 – Mécanisme de sécurité
Sotheby’s International Realty Canada se doit de protéger les renseignements personnels par des mécanismes de sécurité appropriés à la sensibilité de l’information.
7.1 Sotheby’s International Realty Canada se doit de prendre les mesures qui s’imposent afin de protéger les renseignements contre de tels risques que sont la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l’utilisation, la modification ou la destruction.
7.2 Sotheby’s International Realty Canada se doit de prendre les mesures qui s’imposent afin de protéger les renseignements personnels contre la divulgation à un tiers, par exemple par entente contractuelle stipulant l’aspect confidentiel des renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
Principe 8 — Transparence
Sotheby’s International Realty Canada se doit de rendre facilement accessible aux personnes tout renseignement spécifique à propos de ses politiques et pratiques relativement à la gestion des renseignements personnels.
8.1 Des copies de la politique de confidentialité seront disponibles sur demande
8.2 Sotheby’s International Realty Canada se doit de communiquer des informations claires et faciles à comprendre sur ses politiques et procédures incluant :
- Les titres et coordonnées de la ou des personnes responsables devant Sotheby's International Realty Canada de la conformité avec la politique et à qui les requêtes et plaintes peuvent être adressées;
- les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par Sotheby's International Realty Canada; et
- Une description du type de renseignements personnels détenus par Sotheby's International Realty Canada, incluant un exposé général de son utilisation.
Principe 9 – Accès individuel
Sur demande, Sotheby's International Realty Canada se doit d’informer une personne de l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels à titre gratuit ou à un coût minimal pour cette personne. La personne pourra mettre en doute l’exactitude ou l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections nécessaires.
9.1 Dans certains cas, Sotheby's International Realty Canada peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels détenus à propos d’une personne.
Par exemple, Sotheby's International Realty Canada ne donnera pas accès aux renseignements personnels si par ce fait il est susceptible de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou pourrait menacer la vie ou la sécurité d’une personne. De même, Sotheby's International Realty Canada peut ne pas donner accès à des renseignements personnels si leurs divulgations révélaient des renseignements commerciaux confidentiels, si ces renseignements sont protégés par le secret professionnel, si ces renseignements furent produits au cours d’un mode de règlement des différends ou si ces renseignements furent recueillis en relation à une enquête sur le non-respect d’une entente ou de contravention à une loi. Si l’accès aux renseignements personnels ne peut être fourni, Sotheby's International Realty Canada se doit de procurer, sur demande, les raisons du refus d’accès.
9.2 Par mesure de protection des renseignements personnels, une personne devra fournir des informations suffisantes sur son identité afin de permettre à Sotheby's International Realty Canada d’autoriser l’accès aux renseignements personnels d’un individu.
9.3 Une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels en contactant un représentant désigné chez Sotheby's International Realty Canada. 9.4 Sotheby's International Realty Canada s’efforcera de répondre à toutes les requêtes dans les 30 jours ou, en tout état de cause, tel que requit ou permit par la loi applicable.
Principe 10 – Traitement des requêtes et des plaintes
Sotheby’s International Realty Canada vous encourage à communiquer avec nous pour toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de la protection de votre vie privée ou de notre Politique de confidentialité. Toutes les questions, les demandes d’accès à l’information ou les plaintes doivent être présentées par écrit et être adressées à l’agente de la protection de la vie privée :
Madeleine Tyber, agente de la protection de la vie privée
Sotheby’s International Realty Canada, Brokerage
1867 Yonge Street, Suite 100
Toronto, ON M4S 1Y5
416 960-9995
Adresse courriel : privacy@sothebysrealty.ca
L’agente de la protection de la vie privée agira promptement pour enquêter et répondre à vos préoccupations à propos de tout aspect de notre traitement de vos renseignements. Pour tous les cas, l’agente de la protection de la vie privée fournira un rapport écrit des conclusions de l’enquête et de toutes les mesures qui auront été prises pour réviser la politique et les procédures de confidentialité de Sotheby’s International Realty Canada.
Si la personne n’est pas satisfaite des conclusions et des mesures correspondantes qui auront été prises par l’agente de la protection de la vie privée de Sotheby’s International Realty Canada, la personne pourra présenter une plainte au commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse indiquée ci-dessous :
Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent, Place de Ville, Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Sans frais 1-800-282-1376
Courriel notification@priv.gc.ca
Site Web : https://www.priv.gc.ca
La présente politique peut faire l’objet de modifications en réponse à l’évolution de la législation relative à la protection de la vie privée. L’agente de la protection de la vie privée examinera et révisera la Politique de confidentialité périodiquement, en fonction des modifications à la loi sur la protection de la vie privée. Les avis de changements à la Politique de confidentialité seront publiés sur le site Web de Sotheby’s International Realty Canada : www.sothebysrealty.ca.
